Regulamin Kongresu Nowoczesnej Dystrybucji
(zwany dalej: „Regulaminem”)
§ 1.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejszy regulamin (dalej „Regulamin”) określa zasady i warunki uczestnictwa w II Kongresie Nowoczesnej Dystrybucji (dalej „Kongres”), który odbędzie się w dniach 27-28 października 2020 r.
2. Organizatorem Kongresu jest Fundacja Nowoczesnej Dystrybucji z siedzibą w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 41, 00-540 Warszawa wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000778339, REGON: 382913316, NIP: 7010915584 (dalej „FND” lub „Organizator”).
3. Kongres odbędzie się w Warszawie, w Sheraton Grand Warsaw, ul, Bolesława Prusa 2, 00-493 Warszawa
4. Informacje o Kongresie dostępne są na stronie internetowej www.dystrybucja.pl.
5. Warunkiem korzystania z Usługi przez Uczestników jest zapoznanie się z Regulaminem oraz akceptacja jego postanowień.
6. Udział w Kongresie jest otwarty dla wszystkich profesjonalistów, w szczególności osób, które prowadzą działalność gospodarczą lub zawodową związaną z tematyką Kongresu. Warunkiem udziału w Kongresie jest prawidłowe wypełnienie formularza rejestracyjnego na stronie: https://dystrybucja.pl/rejestracja/ oraz dokonanie opłaty za uczestnictwo w Kongresie. W celu rejestracji wymagane jest zapoznanie się regulaminem Kongresu i jego akceptacja. FND jest uprawniona do weryfikacji prawa osoby do udziału w Kongresie poprzez żądanie okazania dokumentu tożsamości.
7. Udział w Kongresie obejmuje:
a. utrwalanie wizerunku Uczestników w postaci fotografii analogowych lub cyfrowych, streamingu w Internecie, wideogramów lub utworów audiowizualnych podczas Kongresu;
b. przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1000) o ochronie danych osobowych oraz Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO), w tym w szczególności poprzez noszenie przez Uczestników w widocznym miejscu identyfikatorów obejmujących następujące dane osobowe : imię, nazwisko, firma.
8. Załącznikiem do niniejszego regulaminu jest Polityka Prywatności dostępna na stronie: http://dystrybucja.pl/polityka-prywatnosci/ (dalej: Polityka Prywatności).
9. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień niniejszego Regulaminu w zakresie niezbędnym do prawidłowego przebiegu Kongresu.
§ 2.
DEFINICJE
Wykorzystanym w niniejszym Regulaminie Kongresu definicjom nadaje się następujące znaczenie:
1. Organizator Kongresu – Fundacja Nowoczesnej Dystrybucji z siedzibą w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 41, 00-540 Warszawa wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000778339, REGON: 382913316, NIP: 7010915584.
2. Uczestnik Kongresu – osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej zawierająca Umowę z Organizatorem, zobowiązania do uiszczenia wynagrodzenia należnego Organizatorowi z tytułu uczestnictwa w Kongresie.
3. Zgłaszający – osoba fizyczna, dokonująca w imieniu Uczestnika Zgłoszenia online. Zgłaszającymi mogą być jedynie osoby pełnoletnie, posiadające pełną zdolność do czynności prawnych.
4. Formularz – formularz dostępny dla Uczestników na stronie internetowej Organizatora, umożliwiający dokonanie Zgłoszenia online na Kongres.
5. Zgłoszenie online – wypełnienie Formularza, a następnie przesłanie go do Organizatorowi za pośrednictwem Strony internetowej Organizatora https://dystrybucja.pl/.
6. Administrator Danych Osobowych – Fundacja Nowoczesnej Dystrybucji z siedzibą w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 41, 00-540 Warszawa wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000778339, REGON: 382913316, NIP: 7010915584.
§ 3.
WARUNKI UCZESTNICTWA W KONGRESIE
1. Warunkiem uczestniczenia w Kongresie jest wypełnieniu formularza dostępnego na stronie internetowej Kongresu. Wypełniając formularz, Uczestnik zobowiązany jest do podania następujących danych:
a. imię i nazwisko;
b. stanowisko;
c. dział;
d. firma;
e. adres firmy (ulica, nr, lokal, kod pocztowy, miasto);
f. nr telefonu stacjonarnego;
g. nr telefonu komórkowego;
h. adres e-mail;
i. numer NIP firmy.
2. Wypełniając formularz rejestracyjny, Zgłaszający/Uczestnik potwierdza, że podane dane są prawdziwe. Dane osobowe przetwarzane są przez FND na zasadach wskazanych w Polityce Prywatności, o której mowa w § 1 ust. 7 powyżej. Zgłaszający/Uczestnik potwierdza także, że jest uprawniony do działania w imieniu i na rzecz Zgłaszającego w zakresie zawarcia Umowy z FND oraz że zapoznał się z treścią Regulaminu i akceptuje jego treść.
3. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak ich nie podanie uniemożliwia wzięcie udziału w Kongresie.
4. FND za pośrednictwem formularza rejestracyjnego poinformuje uczestnika o dokonaniu rejestracji. Następnie przekaże uczestnikowi na adres e-mail podany przez uczestnika w formularzu rejestracyjnym fakturę proforma, na której wskaże termin zapłaty, koszt uczestnictwa w kongresie oraz numer rachunku bankowego, na który powinna zostać dokonana płatność. Po zaksięgowaniu płatności FND wyśle uczestnikowi mailem potwierdzenie uczestnictwa w Kongresie wraz z fakturą VAT. Akceptując regulamin, uczestnik wyraża zgodę na doręczenie mu faktury drogą elektroniczną.
5. Odbiór identyfikatorów, uprawniających do uczestnictwa w Kongresie, odbywa się w miejscu w którym odbywa się Kongres w dniu 27 października 2020 r. od godziny 08.30. FND jest uprawniona do weryfikacji prawa osoby do udziału w Kongresie poprzez żądanie okazania dokumentu tożsamości.
§ 4.
PŁATNOŚĆ I REZYGNACJA
1. Koszt uczestnictwa w Kongresie wynosi:
a) 1.895 zł netto (słownie: tysiąc osiemset dziewięćdziesiąt pięć złotych 00/100) + 23% VAT dla zgłoszeń dokonanych do dnia 28.09.2020 r.
b) 2.295 zł netto (słownie: dwa tysiące dwieście dziewięćdziesiąt pięć złotych 00/100) + 23% VAT dla zgłoszeń dokonanych po 28.09.2020 r.
2. Organizator może wprowadzić kody promocyjne uprawniające do uzyskania obniżki kosztu udziału w Konferencji. Ewentualne promocje nie łączą się.
3. Koszt uczestnictwa w Kongresie obejmuje udział w prelekcjach oraz materiały.
4. Z tytułu uczestnictwa w Kongresie nie przysługuje zwrot kosztów wydatków poniesionych przez Uczestników Kongresu (np. koszt dojazdu na Kongres).
5. W przypadku rezygnacji do 28 września 2020 r. obciążymy Państwa opłatą administracyjną w wysokości 400 zł (słownie: czterysta złotych) + 23% VAT.
6. W przypadku rezygnacji po 28 września 2020 r. pobierane jest 100 % opłaty za udział + należny podatek VAT.
7. Niedokonanie wpłaty nie jest jednoznaczne z rezygnacją z udziału w Kongresie.
8. Płatności, zgodnie z otrzymaną fakturą pro-forma o której mowa w § 3 ust. 4 należy dokonać w terminie 14 (słownie: czternastu) dni od jej otrzymania jednakże przed dniem w którym odbywa się Kongres, na numer rachunku bankowego na niej wskazany.
9. Brak rezygnacji z udziału i nie wzięcie udziału w Kongresie nie zwalnia z obowiązku uiszczenia wynagrodzenia z tytułu Uczestnictwa w Kongresie.
§ 5.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
1. Zabronione jest prowadzenie na terenie Kongresu marketingu usług lub towarów bez uprzedniej zgody FND wyrażonej na piśmie.
2. Uczestnik zobowiązany jest do zachowania w trakcie Kongresu wysokiej kultury osobistej. Zabronione jest rozpowszechnianie na terenie Kongresu jakichkolwiek treści zabronionych przez prawa lub sprzeczne z dobrymi obyczajami.
3. FND zastrzega sobie prawo do usunięcia z terenu Kongresu osoby naruszającej postanowienia Regulaminu.
4. FND jest uprawniona do dokumentowania przebiegu Kongresu oraz wykorzystywania wizerunku uczestnika w materiałach prasowych lub promocyjnych dotyczących Kongresu, w szczególności w nagranych lub utrwalonych materiałach mediów elektronicznych, prasie, broszurach, ulotkach. Udział uczestnika w Kongresie jest równoznaczny z wyrażeniem zgody na opisane w zdaniu poprzedzającym wykorzystanie wizerunku.
5. Wszelka odpowiedzialność FND z tytułu niewykonania umowy o udział w Kongresie ograniczona jest do wysokości opłaty poniesionej z tytułu uczestnictwa w Kongresie.
§ 6.
OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Fundacja Nowoczesnej Dystrybucji z siedzibą w Warszawie, Aleje Ujazdowskie 41, 00-540 Warszawa wpisaną do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000778339, REGON: 382913316, NIP: 7010915584.
2. Dane osobowe Uczestników Kongresu będą przetwarzane w zakresie prowadzenia i realizacji Kongresu.
3. Administrator Danych Osobowych dochowuje wszelkiej staranności w zakresie ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.
4. Dane osobowe Uczestników Kongresu, będą przetwarzane zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (“RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych.
5. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie: art. 6 ust. 1 lit. a) RODO, tj. na podstawie zgody podmiotu danych; art. 6 ust. 1 lit. f) RODO – przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Fundację lub jej partnerów.
6. Podanie danych osobowych w celu uczestnictwa w Kongresie jest dobrowolne, a udzielenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych może być w każdej chwili cofnięte poprzez wysłanie oświadczenia na adres e-mail FND.
7. W zakresie wynikających z RODO Spółka zawarła stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych.
8. Dane osobowe będą przechowywane przez FND tylko przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub obrony przed roszczeniami.
9. Każdy podmiot danych może żądać od FND dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i prawo przenoszenia danych. W razie naruszenia zasad ochrony danych osobowych podmiot danych może także wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Na podstawie odrębnej umowy zawartej przez FND z podmiotem trzecim, FND powierza przetwarzanie danych osobowych w rozumieniu przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (“RODO”). Podmiotem trzecim, o którym mowa w zdaniu pierwszym powyżej jest MM Conferences S.A. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Długiej 44/50, 00-241 Warszawa, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy pod numerem KRS 0000300045, NIP 9522040486, REGON 141312256, kapitał zakładowy w wysokości 536 756,50 zł. FND oświadcza, że umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych podmiotowi trzeciemu, o którym mowa w zdaniu pierwszym powyżej, zgodna jest z obowiązującymi przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (“RODO”) oraz ustawą o ochronie danych osobowych, zaś klientom serwisu przysługują w stosunku do niej wszelkie wynikające z przepisów RODO uprawnienia.
§ 7.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Regulamin Kongresu jest udostępniony na stronie internetowej Organizatora.
2. Niniejszy Regulamin może ulec zmianie, o treści zmian regulaminu każdy Uczestnik zostanie poinformowany przez umieszczenie przez Organizatora na stronie głównej Kongresu wiadomości o zmianie Regulaminu.
3. Uczestnicy Kongresu, poprzez przesłanie zgłoszenia oraz poprzez wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych i wykorzystywanie wizerunku, akceptują̨ warunki niniejszego Regulaminu.
4. W sprawach nieobjętych Regulaminem stosuje się przepisy kodeksu cywilnego.
5. Regulamin Kongresu oraz Polityka Prywatności stanowi integralną część́ formularza zgłoszeniowego do uczestnictwa w Kongresie.
